Met AFO 485 kunt u op regelmatige tijdstippen één van de volgende batchjobs uitvoeren:
·
- Het systeem houdt bij elk object bij hoe vaak het in het lopende jaar werd uitgeleend. Deze teller dient bij het begin van een nieuw kalenderjaar op “0” (nul) gezet te worden.
·
- Het systeem houdt bij elke lener bij hoeveel hij in het lopende jaar heeft geleend. Deze teller dient bij het begin van een nieuw kalenderjaar op “0” (nul) gezet te worden.
·
- Deze optie regelt het verwerken van files met machineleesbaar verwerkte acceptgiro’s. Deze optie wordt alleen in zeer specifieke omstandigheden gebruikt.
·
- [Niet in gebruik.]
·
Exemplaar depreciatie/appreciatie – deze optie regelt de herwaardering van exemplaren (o.b.v. de aanschafprijs).
Nadat u AFO 485 hebt gestart, verschijnt een menuscherm:
De menu opties worden in de volgende paragrafen afzonderlijk toegelicht.
Met deze menu optie kan de teller bij het begin van een nieuw kalenderjaar op “0” (nul) worden gezet.
Als u deze menu optie kiest, verschijnt een informatiescherm waarop om een bevestiging wordt gevraagd. Als u de opdracht hebt bevestigd, schakelt het systeem direct door naar de standaardprocedure voor het starten van processen.
Let op:
De effecten van dit proces zijn onomkeerbaar.
Met deze menu optie kan de teller bij het begin van een nieuw kalenderjaar op “0” (nul) worden gezet.
Als u deze menu optie kiest, verschijnt een informatiescherm waarop om een bevestiging wordt gevraagd. Als u de opdracht hebt bevestigd, schakelt het systeem direct door naar de standaardprocedure voor het starten van processen.
Let op:
De effecten van dit proces zijn onomkeerbaar.
Als u deze menu optie kiest, verschijnt een menuscherm:
- Deze menu optie is geen standaardoptie en is alleen in zeer specifieke omstandigheden bruikbaar. Doorgaans zal voor deze functionaliteit gebruik worden gemaakt van de menu optie “Acceptgiro’s” van AFO 451 (‘Voorbereiden drukwerk en lenersgebonden batchjobs’).
Let op:
Omdat deze AFO slechts in zeer specifieke omstandigheden kan worden gebruikt en met name bijzondere eisen stelt aan de hardware configuratie, kan onoordeelkundig gebruik resulteren in software problemen.
- Met deze menu optie regelt u de verwerking van bestanden met verwerkingsgegevens in een van de volgende formaten: BGC, Postbank, MT940 of MUT.ASC. Deze bestanden bevatten informatie over de lezers die hun contributie via bank of giro betaald hebben. Door de verwerking van deze gegevens wordt het openstaande contributiebedrag bij de leners verwijderd en wordt de vervaldatum van hun lenerspas aangepast.
MT940 is een internationale standaard (SWIFT), MUT.ASC wordt geleverd door de Rabobank.
Om een bestand met ‘betaalde acceptgiro’s’ te verwerken gaat u als volgt te werk:
1.
Kopieer het bestand naar de default directory voor input
2.
Kies deze menu optie
Er verschijnt een invoerscherm:
Weeknummer - Voer het weeknummer in, in het formaat “jjjjww/n” (bijvoorbeeld “200539/1” voor bestand 1 van week 39 van 2005).
Formaat BGC/Postbank - Selecteer het gewenste bestandsformaat door dit aan te vinken.
Nadat u op geklikt heeft verschijnt een dialoogvenster:
Selecteer het gewenste bestand (dat is opgeslagen op uw werkstation of netwerk) en klik op .
Vervolgens wordt de verwerking gestart en de voortgang op het scherm getoond. Eerst worden de gegevens in het bestand ingelezen en vervolgens worden ze verwerkt. De verwerking is afhankelijk van diverse factoren en duurt doorgaans enkele minuten.
- Met deze menu optie kunt u diverse soorten rapporten over de verwerking bekijken en/of printen.
Als u deze menu optie kiest, verschijnt het scherm met weeknummer en formaat als boven; vervolgens verschijnt een submenu:
Het systeem voorziet in de volgende soorten overzichten:
·
Aangeleverde bestand - een overzicht van het bestand precies zoals het is aangeleverd.
·
Gestructureerd bestand - een overzicht van het bestand, maar waarbij de informatie getoond wordt per record.
·
Niet verwerkte posten - een overzicht - van de ‘posten’ die zich in het bestand bevonden en die niet konden worden verwerkt (bijvoorbeeld omdat het openstaande contributiebedrag niet overeenkomt met het door de lener betaalde bedrag of omdat de lener niet meer in het bestand aanwezig is). Geldige posten zijn:
- Identificatie lener ongeldig of lener niet in bestand
- Geen openstaand bedrag
- Bedrag niet gelijk aan openstaand bedrag
- Parameters voor instelling/locatie ontbreken
- Al eerder verwerkte records
·
Overzicht per bibliotheek - een overzicht - per locatie - van alle leners die zich in het betalingsbestand bevinden en waarvan de records verwerkt zijn.
·
Samenvatting - een globaal overzicht van alle verwerkte en niet-verwerkte posten; er worden alleen samenvattende bedragen (per post) opgenomen.
·
Verwerkte posten - een overzicht - per locatie - van alle posten die zich in het bestand bevonden en die verwerkt werden.
Nadat u een van deze menu opties heeft gekozen verschijnt het scherm voor de standaard output procedure en kunt u diverse overzichten printen.
Let op:
Print alle overzichten een keer om een goed inzicht te krijgen in de inhoud van de diverse rapporten.
In een BGC of Postbank bestand wordt de datum meegeleverd waarop het bestand is gemaakt.
Voor MT940 en MUT.ASC dient de gebruiker vanaf een website zelf de records te downloaden, waarbij een periode wordt opgegeven.
Bij MT940 en MUT.ASC wordt per record de boekingsdatum c.q. verwerkingsdatum meegeleverd.
Dit gegeven wordt bij de verwerking van MT940 records gebruikt om de verwerking van een record vast te leggen.
[Deze menu optie is niet in gebruik.]
Er is een batchproces voor de herberekening van de kostprijs van een exemplaar. Hierbij is zowel een toename als een daling van de kosten mogelijk. De herberekening gebeurt op basis van de ouderdom van het exemplaar. De bibliotheek identificeert het bedrag (het percentage) van de devaluering / opwaardering door het formaat van de statistische categorie van het exemplaar te verbinden met een devaluering / opwaardering -profiel.
De bijbehorende parameters hiervoor worden gedefinieerd in AFO 469 – Object Beheer Parameters – Formaten voor devalueren/opwaarderen & Devaluatie/opwaarderingstabel.
Nadat u deze optie heeft gekozen verschijnt een submenu:
